Workflow Softwarefür Teams im Büro und draußen

Ein Workflow in FlowNavi verbindet die Schritte, die heute über Zuruf, E-Mail und Zettel laufen: Jemand meldet etwas per Formular, der Chef gibt frei, das Team draußen bekommt den Auftrag, und am Ende liegt der Bericht als PDF vor. Sie bauen den Ablauf im Workflow-Designer aus Bausteinen, ohne eine Zeile Code.

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Workflows, die nicht am Schreibtisch enden

Die meisten Workflow-Tools kommen aus dem Büro. Sie leiten Urlaubsanträge, Eingangsrechnungen oder Dokumente von Postfach zu Postfach. In Handwerk, Service und Qualitätsmanagement hört der Ablauf dort aber nicht auf. Irgendwann muss jemand raus: auf die Baustelle, zum Kunden, an die Anlage in der Halle. Dort wird geprüft, repariert und dokumentiert, und davon hängt ab, wie es weitergeht.

In FlowNavi ist jeder Schritt, an dem ein Mensch etwas tut, ein Auftrag mit Formular. Der Workflow legt den Auftrag an, weist ihn einer Person oder Gruppe zu und wartet, bis er abgeschlossen ist. Welche Schaltfläche am Ende des Formulars gedrückt wurde, etwa „Freigeben“ oder „Ablehnen“, entscheidet über den nächsten Schritt.

Damit hängen Büro und Außendienst am selben Ablauf. Der Monteur arbeitet auf dem Handy im Browser wie bei jedem anderen Auftrag, das Büro sieht, an welchem Schritt ein Vorgang gerade steht und auf wen er wartet.

Ein Ablauf aus der Praxis: von der Schadensmeldung zur Rechnung

Schritt 1
Formular
Ein Mitarbeiter meldet einen Schaden an einer Anlage. Er startet den Workflow über eine Kachel im Schnellstart und füllt die Meldung aus: Anlage, Beschreibung, Dringlichkeit, Fotos.
Schritt 2
Entscheidung
Eine Verzweigung prüft die Dringlichkeit. Bei „Notfall“ geht sofort eine E-Mail an die Bereitschaft, alle anderen Meldungen gehen zur Freigabe.
Schritt 3
Freigabe
Der Werkstattleiter bekommt einen Auftrag mit den Angaben aus der Meldung und den Schaltflächen „Freigeben“ und „Ablehnen“. Bei einer Ablehnung bekommt der Melder eine E-Mail.
Schritt 4
Auftrag
Nach der Freigabe legt der Workflow den Reparaturauftrag an und weist ihn dem Technik-Team zu. Titel und Beschreibung übernehmen Anlage und Schaden aus der Meldung.
Schritt 5
Bericht
Der Techniker füllt vor Ort den Servicebericht mit Fotos, Teilen und Unterschrift aus. Mit dem Abschluss entsteht das PDF mit Ihrem Briefkopf, das Büro bekommt eine E-Mail.
Schritt 6
Rechnung
Ist die Reparatur abrechenbar, erstellen Sie aus dem erledigten Auftrag direkt die Rechnung, mit Stunden und Teilen aus dem Bericht.

Die Bausteine eines Workflows

Auslöser: Ein Workflow startet von Hand, auf der Seite Workflows oder über eine Kachel im Schnellstart, nach Zeitplan, etwa jeden Montag um 7 Uhr, oder wenn eine neue E-Mail in einem verbundenen Gmail-Postfach eintrifft.
Auftrag erstellen: Legt einen Auftrag mit Formular an, für eine feste Person, eine Gruppe oder den, der den Workflow gestartet hat. Der Workflow wartet, bis das Formular abgeschickt ist, und verzweigt nach der gedrückten Schaltfläche.
Entscheidung: Prüft Bedingungen auf Angaben aus vorherigen Schritten, zum Beispiel ob ein Betrag über einer Grenze liegt oder ein Datum überschritten ist. Es müssen alle, mindestens eine oder keine Bedingung zutreffen.
Verzweigung nach Wert: Ein eigener Weg je Fall, etwa je Serviceart oder Dringlichkeit. Passt kein Fall, geht es beim Standard-Ausgang weiter.
E-Mail senden: An eine feste Adresse oder an eine Adresse aus dem Ablauf, zum Beispiel die des Melders. Betreff und Text können Angaben aus den Formularen enthalten.
Datum berechnen: Rechnet Fristen aus, etwa heute plus 14 Tage, und gibt sie an E-Mail oder Auftragsbeschreibung weiter.
Für jeden und Sammeln: Läuft über eine Liste und fasst das Ergebnis zusammen, zum Beispiel als eine Zeile je Eintrag in einer einzigen E-Mail.
Stammdaten und Dateien: Legt eine neue Zeile in einer Stammdaten-Tabelle an und speichert Anhänge aus eingehenden Gmail-Nachrichten in der Dateiablage.

Testen, veröffentlichen, nachvollziehen

Einen Workflow bauen Sie als Entwurf. Mit „Entwurf testen“ lassen Sie ihn probehalber laufen, mit „Mitarbeiteransicht testen“ sehen Sie, was der Mitarbeiter bei jedem Schritt vor sich hat. Aktiv wird der Workflow erst mit dem Veröffentlichen. Dabei prüft FlowNavi jeden Baustein auf fehlende Angaben, etwa ein Formular ohne Version oder einen Auftrag ohne Zuständigen.

Jeder Lauf erscheint in der Liste der Ausführungen mit Status, Auslöser, Dauer und gegebenenfalls Fehler. Für einen einzelnen Lauf sehen Sie jeden Schritt mit seinem Ergebnis und, solange der Lauf wartet, bei wem er gerade liegt. Aufträge, die ein Workflow angelegt hat, tragen in der Auftragsliste eine Markierung, über die Sie zum Ablauf zurückspringen.

Wofür Betriebe Workflows einsetzen

Material- und Werkzeuganforderung: Der Monteur fordert an, ab einem Betrag entscheidet der Chef, nach der Freigabe bekommt das Lager den Auftrag zum Bereitstellen.
Schadens- und Mängelmeldung: Meldung mit Fotos, Freigabe der Reparatur, Auftrag an den Techniker, Bericht und E-Mail an das Büro.
Regelmäßige Kontrollgänge: Ein Zeitplan-Auslöser legt jede Woche den Sicherheitsrundgang an. Ergibt die Checkliste einen Mangel, entsteht der Folgeauftrag im selben Ablauf.
Anfragen aus dem Postfach: Kommt eine E-Mail im Gmail-Postfach an, legt der Workflow einen Auftrag für den Innendienst an, mit Absender und Betreff im Titel und dem Anhang in der Dateiablage.
Interne Anträge: Urlaubs- oder Schulungsantrag als Formular, Freigabe durch die Teamleitung, E-Mail mit dem Ergebnis an den Antragsteller.

Vom Workflow zur Rechnung

Ein Workflow in FlowNavi endet nicht in einer Benachrichtigung, sondern bei einem erledigten Auftrag mit Bericht. Daraus erstellen Sie die Rechnung, Stunden und Positionen kommen aus dem Formular. Der Kunde unterschreibt auf dem Handy, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus.

Meldung, Freigabe, Bericht und Rechnung liegen damit an einem Vorgang. Fragt später jemand, wer die Reparatur freigegeben hat, steht es in der Ausführung des Workflows.

Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht

1Auftrag erledigt
2Rechnung aus dem Auftrag
3Kunde unterschreibt
4PDF mit Ihrem Briefkopf

Häufige Fragen zur Workflow Software

Was ist eine Workflow Software?

Eine Software, die wiederkehrende Abläufe mit mehreren Beteiligten steuert: wer wann was tun muss, was danach passiert und wer informiert wird. In FlowNavi besteht ein Workflow aus Auslösern, Aufträgen mit Formularen, Entscheidungen und E-Mails.

Brauche ich Programmierkenntnisse für Workflows?

Nein. Sie setzen Bausteine im Workflow-Designer zusammen und verbinden sie. Angaben aus vorherigen Schritten wählen Sie aus einer Liste der verfügbaren Variablen.

Kann ich Freigaben mit einem Workflow abbilden?

Ja. Die Freigabe ist ein Auftrag mit Formular für die zuständige Person oder Gruppe. Das Formular hat Schaltflächen wie „Freigeben“ und „Ablehnen“, und für jede Schaltfläche geht der Workflow einen eigenen Weg.

Wie wird ein Workflow gestartet?

Von Hand auf der Seite Workflows oder über eine Kachel im Schnellstart, nach einem Zeitplan oder durch eine neue E-Mail in einem verbundenen Gmail-Postfach. Ein Start durch andere Programme über eine Schnittstelle ist derzeit nicht vorgesehen.

Erstellt der Workflow auch die Rechnung?

Nein, die Rechnung erstellen Sie aus dem erledigten Auftrag, den der Workflow angelegt hat. Stunden und Positionen kommen aus dem Formular, der Kunde unterschreibt auf dem Handy.

Gibt es auch Freigaben für Dokumente?

Ja, in der Dokumentenlenkung, die es im Enterprise-Tarif oder einzeln auf Anfrage gibt. Verfahrensanweisungen und andere Dokumente durchlaufen dort Prüfung und Freigabe durch Personen oder Gruppen, mit Frist. Offene Aufgaben stehen unter „Meine Freigaben“.

Was kostet die Workflow Software?

Workflows sind in FlowNavi enthalten. Starter kostet zum Einführungspreis 9,99 € pro Nutzer und Monat (Preis 12 Monate garantiert), die Zahl der Aufträge pro Monat hängt vom Tarif ab. Sie testen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

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