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Prozessdigitalisierung:Papierprozesse Schritt für Schritt ablösen

Prozessdigitalisierung muss kein IT-Projekt mit Lastenheft sein. In den meisten Betrieben beginnt sie mit einem Zettel, der jeden Tag ausgefüllt, abgeheftet und im Büro abgetippt wird. Hier steht, wie Sie einen solchen Prozess in fünf Schritten digitalisieren und wie das mit FlowNavi aussieht.

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Prozessdigitalisierung in fünf Schritten

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    Ist-Prozess aufnehmen

    Nehmen Sie den Zettel in die Hand und schreiben Sie auf: Wer füllt ihn aus, wann, wer bekommt ihn danach, was passiert mit den Angaben, wo wird nachgefragt. Eine Seite reicht.

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    Formular nachbauen

    Bauen Sie das Formular im Formular-Editor per Drag & Drop nach, mit Pflichtfeldern, Fotos, Unterschrift und bedingter Logik, oder starten Sie mit einer Vorlage oder einem KI-Entwurf (Beta).

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    Rollen festlegen

    Legen Sie Benutzer und Gruppen an und bestimmen Sie über Rollen, wer Formulare bearbeitet, wer Aufträge verteilt und wer nur ausfüllt. Aufträge gehen an eine Person oder eine Gruppe.

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    Abläufe automatisieren

    Regelmäßige Arbeiten laufen als wiederkehrende Aufträge mit Fälligkeit und E-Mail bei Überfälligkeit. Abläufe mit Freigabe oder mehreren Beteiligten bauen Sie als Workflow.

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    Auswerten und nachschärfen

    Unter Diagramme & Statistiken sehen Sie erledigte und überfällige Aufträge, Abschlusszeiten und die Auslastung je Mitarbeiter. Was im Formular fehlt, ergänzen Sie in der nächsten Version.

Ein eingescanntes Formular ist noch kein digitaler Prozess

Viele Betriebe halten sich für digitalisiert, weil die Zettel am Ende eingescannt werden. Der Prozess bleibt dabei derselbe: Jemand füllt ein Papierformular aus, es wandert ins Büro, dort wird es gelesen, nachgefragt und abgetippt. Das PDF im Ordner ist nur die Ablage davon.

Prozessdigitalisierung heißt, dass die Angaben dort digital entstehen, wo die Arbeit passiert, und ohne Umweg bei der Person ankommen, die damit weiterarbeitet. Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts fehlt, Fotos und Unterschrift hängen am richtigen Vorgang, und das Büro sieht den Stand, ohne anzurufen.

Im Mittelstand, im Handwerk und im Service sind das selten große Prozesse. Es sind Wartungsprotokolle, Regieberichte, Abnahmen, Kontrollgänge und Materialanforderungen. Jeder davon lässt sich für sich digitalisieren, ohne dass vorher die ganze Firma umgebaut wird.

Aus dem Zettel wird ein Formular und ein Bericht

Links das nachgebaute Aufmaß als Formular auf dem Handy, rechts die erste Seite des fertigen PDF-Berichts mit Briefkopf und Karte.

Formular Dachaufmaß im Handy-Browser: Dachform Satteldach gewählt, Dachneigung 42 Grad, Gesamtfläche 168 Quadratmeter, Zustand mäßig
Das Dach in einem Durchgang: Dachform, Neigung, Fläche, Alter, Zustand.
PDF-Bericht Dachaufmaß, Seite 1: Briefkopf eines Musterbetriebs, Vorgangsnummer, Status abgeschlossen, Auftragsdaten und Karte mit Standort
Seite 1: Briefkopf, Auftragsdaten, Karte

Welcher Prozess sich als erster lohnt

Fangen Sie nicht mit dem kompliziertesten Prozess an, sondern mit dem, der am häufigsten Ärger macht. Diese Merkmale sprechen dafür, dass ein Papierprozess als erster digitalisiert werden sollte:

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Denken Sie an einen Zettel aus Ihrem Betrieb und klicken Sie an, was zutrifft.

Ein Beispiel: der Wartungsbericht im Kundendienst

1 Wochedirekt nach Abschlussbis zur Rechnung

Vorher: Durchschreibeblock

  • Der Techniker füllt nach der Heizungswartung einen Durchschreibeblock aus, der Kunde unterschreibt, das Original bleibt im Auto.
  • Am Freitag kommen die Zettel ins Büro. Dort werden Stunden und Teile abgetippt.
  • Zwei Messwerte sind unleserlich, bei einem Auftrag fehlt die Unterschrift.

Die Rechnung geht eine Woche nach der Wartung raus.

Nachher: FlowNavi

  • Die Wartung ist ein wiederkehrender Auftrag je Anlage und erscheint zum richtigen Termin beim Techniker.
  • Er wählt die Anlage per QR-Code, trägt die Messwerte in Pflichtfelder ein und fotografiert.
  • Der Kunde unterschreibt auf dem Display.

Mit dem Abschluss liegt der Bericht als PDF im Büro, und aus dem erledigten Auftrag wird die Rechnung erstellt.

Geändert hat sich dabei nicht der Ablauf selbst, sondern wo die Angaben entstehen und wie sie weiterkommen. Genau das ist der Kern von Prozessdigitalisierung.

Typische Fehler bei der Prozessdigitalisierung

  • Fehler: Alles auf einmal

    Besser: Mit einem Prozess anfangen, der läuft

    Wer alle Prozesse gleichzeitig umstellen will, verliert das Team. Ein Prozess, der läuft, überzeugt mehr als ein Konzept für alle.

  • Fehler: Den Zettel eins zu eins abbilden

    Besser: Unnötige Felder streichen, wichtige zur Pflicht machen

    Auf Papier stehen oft Felder, die niemand mehr ausfüllt. Streichen Sie sie beim Nachbauen und machen Sie die wichtigen zur Pflicht.

  • Fehler: Ohne die Leute draußen planen

    Besser: Von denen testen lassen, die es täglich ausfüllen

    Lassen Sie das neue Formular von denen testen, die es täglich ausfüllen. Sie merken sofort, welches Feld auf dem Handy umständlich ist.

  • Fehler: Eine App, die erst eingerichtet werden muss

    Besser: Im Browser auf den Handys, die schon da sind

    FlowNavi läuft im Browser auf den Handys, die Ihr Team schon hat. Es gibt keine Installation aus dem App Store und keinen Server im Haus.

  • Fehler: Digitale Insel

    Besser: Angaben bis zu Bericht und Rechnung durchlaufen lassen

    Ein PDF, das per Mail verschickt und dann wieder abgetippt wird, spart wenig. Die Angaben sollten bis zum Bericht und zur Rechnung durchlaufen.

Ein Prozess, der bis zur Rechnung durchläuft

Am deutlichsten merken Sie Prozessdigitalisierung dort, wo heute die meiste Zeit verloren geht: zwischen erledigter Arbeit und Rechnung. In FlowNavi hängt das Formular am Auftrag. Ist er erledigt, erstellen Sie die Rechnung direkt daraus, mit Stunden und Positionen aus dem Formular.

Der Kunde unterschreibt auf dem Handy, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus. Der erste digitalisierte Prozess ist damit nicht nur papierlos, sondern auch schneller abgerechnet.

Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht
  1. 1Auftrag erledigt
  2. 2Rechnung aus dem Auftrag
  3. 3Kunde unterschreibt
  4. 4PDF mit Ihrem Briefkopf

Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung

Was ist Prozessdigitalisierung?

Das Umstellen eines Arbeitsablaufs von Papier, Zuruf und Abtippen auf digitale Formulare, Aufträge und Berichte. Die Angaben entstehen dort, wo gearbeitet wird, und kommen ohne Umweg bei der Person an, die damit weiterarbeitet.

Mit welchem Prozess sollte ich anfangen?

Mit einem, der häufig vorkommt, oft abgetippt wird oder regelmäßig unvollständig ist. Im Handwerk ist das oft der Regie- oder Servicebericht, im Facility Management der Kontrollgang, im Qualitätsmanagement die wiederkehrende Prüfung.

Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?

Nein. Formulare bauen Sie per Drag & Drop, FlowNavi läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC. Es gibt keinen Server, den Sie betreiben müssen. Zum Ausfüllen braucht das Gerät eine Internetverbindung.

Wie lange dauert es, einen Prozess zu digitalisieren?

Das Formular ist meist schnell nachgebaut, viele typische Formulare gibt es schon als Vorlage. Mehr Zeit braucht das Team, um sich umzustellen. Testen Sie den neuen Ablauf zuerst mit zwei oder drei Mitarbeitern, bevor alle umsteigen.

Wo liegen die Daten?

FlowNavi wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform. Auf Wunsch betreiben Sie FlowNavi On-Premise auf eigener Infrastruktur.

Was kostet die Prozessdigitalisierung mit FlowNavi?

Starter kostet zum Einführungspreis 9,99 € pro Nutzer und Monat (Preis 12 Monate garantiert), mit allen Funktionen. Sie testen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, und können in dieser Zeit Ihren ersten Prozess vollständig umstellen.

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