Stundenzettel App:Stunden auf der Baustelle unterschreiben lassen

Der digitale Stundenzettel in FlowNavi ist ein Formular: Wer war wie lange da, was wurde gemacht, welches Material wurde verbraucht. Der Kunde unterschreibt auf dem Display, und aus dem erledigten Auftrag wird direkt die Rechnung.

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Illustration: Kunde unterschreibt an der Haustür die Arbeitsstunden auf dem Handy des Handwerkers

Stundenzettel oder Zeiterfassung: was Sie wirklich brauchen

Unter „Stundenzettel App“ finden Sie zwei verschiedene Dinge. Das eine ist eine Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln ein und aus, die Stunden laufen in die Lohnabrechnung. Das andere ist der Stundenzettel für den Kunden: ein Beleg, dass an diesem Tag so viele Stunden für diese Arbeit angefallen sind, unterschrieben vom Auftraggeber.

FlowNavi macht das Zweite. Ein Stundenzettel oder Regiebericht in FlowNavi ist ein Formular mit Tabellen für Stunden je Mitarbeiter, Feldern für Tätigkeit, Material, Ankunft und Abfahrt, Fotos und Unterschrift. Er beantwortet die Frage, die bei der Abrechnung zählt: Hat der Kunde die Stunden bestätigt?

Weil dieser Beleg am Auftrag hängt, endet er nicht im Ordner: Aus den unterschriebenen Stunden wird direkt die Rechnung.

Was in den digitalen Stundenzettel gehört

Auftrag und Ort: Auftragsnummer, Auftraggeber, Datum und Anschrift der Baustelle mit Standort.
Stunden je Mitarbeiter: Eine Tabelle mit Name, Tätigkeit und Stunden. Neue Zeilen kommen per Tipp dazu.
Ankunft, Abfahrt, Pause: Für Kundendienst und Service: Zeitfelder und eine Pause in Minuten, auf Wunsch auch die Fahrtstrecke.
Art der Leistung: Regieleistung, Nachtrag oder Gewährleistung, mit Beschreibung und wer die Arbeit angeordnet hat.
Material und Geräte: Position, Menge und Einheit als Tabelle.
Fotos und Unterschrift: Vorher und nachher fotografiert, unterschrieben von Mitarbeiter und Auftraggeber.

Stunden je Mitarbeiter im Regiebericht

Links die Tabelle mit Stunden je Mitarbeiter auf dem Handy, rechts der fertige Bericht mit Briefkopf.

Regiebericht im Handy-Browser: Art der Leistung Regieleistung, Beschreibung Wanddurchbruch, Tabelle Stunden je Mitarbeiter mit zwei Zeilen — Leistung und Stunden: was gemacht wurde, wer wie lange da war.

PDF-Regiebericht, Seite 1: Briefkopf eines Musterbetriebs, Auftragsdaten, Karte der Baustelle und Tabelle mit Stunden je Mitarbeiter — Seite 1: Briefkopf, Auftrag, Stunden

So läuft ein Stundenzettel in FlowNavi

1
Vorlage wählen
Starten Sie mit dem Regiebericht aus der Vorlagen-Bibliothek oder bauen Sie Ihren eigenen Stundenzettel per Drag & Drop.
2
Auf der Baustelle ausfüllen
Der Vorarbeiter trägt am Ende der Arbeit die Stunden je Mitarbeiter und die Tätigkeit ein und macht die Fotos.
3
Unterschreiben lassen
Der Auftraggeber unterschreibt auf dem Display des Handys, bevor die Kolonne fährt.
4
PDF und Rechnung
Mit dem Abschluss liegt der Stundenzettel als PDF mit Ihrem Briefkopf im Büro. Aus dem erledigten Auftrag erstellen Sie direkt die Rechnung mit diesen Stunden.

Warum die Unterschrift den Unterschied macht

Zusatzarbeiten werden oft mündlich vereinbart: „Machen Sie das noch mit.“ Wochen später, auf der Rechnung, erinnert sich der Kunde anders. Ein Stundenzettel, der vor Ort unterschrieben wurde, mit Datum, Fotos und Beschreibung, beendet diese Diskussion meist, bevor sie anfängt.

Weil der Stundenzettel in FlowNavi am Auftrag hängt, findet das Büro ihn sofort. Kein Zettel im Handschuhfach, kein Foto in einer Chatgruppe.

Vom Stundenzettel zur Rechnung

Der Weg vom Stundenzettel zur Rechnung ist in vielen Betrieben der langsamste: Zettel sammeln, Stunden zusammenzählen, abtippen. In FlowNavi entfällt das. Ist der Auftrag erledigt, erstellen Sie die Rechnung direkt daraus, die Stunden je Mitarbeiter und das Material werden übernommen.

Der Kunde hat die Stunden auf der Baustelle bestätigt und unterschreibt die Rechnung auf dem Handy. Sie geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus, der Stundenzettel liegt am selben Auftrag.

Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht

1Auftrag erledigt
2Rechnung aus dem Auftrag
3Kunde unterschreibt
4PDF mit Ihrem Briefkopf

Häufige Fragen zur Stundenzettel App

Ist FlowNavi eine Zeiterfassung?

Eine Stempeluhr ist FlowNavi nicht. Der Stundenzettel ist ein Formular, in dem Stunden je Mitarbeiter und Tätigkeit erfasst, vom Kunden unterschrieben und direkt in die Rechnung übernommen werden.

Kann der Kunde den Stundenzettel digital unterschreiben?

Ja, direkt auf dem Display des Handys oder Tablets. Die Unterschrift steht mit Datum im PDF-Bericht.

Gibt es eine Vorlage für Stundenzettel?

Die Vorlage Regiebericht enthält eine Tabelle Stunden je Mitarbeiter, Material, Fotos und zwei Unterschriften. Für Service-Einsätze haben Elektrikerprotokoll und HKS-Servicebericht Felder für Ankunft, Abfahrt und Pause.

Wie kommen die Stunden in die Rechnung?

Direkt aus dem Auftrag. Ist er erledigt, erstellen Sie die Rechnung, die Stunden aus dem Stundenzettel werden übernommen, und sie geht als PDF mit Ihrem Briefkopf an den Kunden.

Was kostet die Stundenzettel App?

FlowNavi Starter kostet zum Einführungspreis 9,99 € pro Nutzer und Monat (Preis 12 Monate garantiert). Sie testen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

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