Hausmeister App und Facility Management Softwarefür Rundgänge und Prüfungen
Objektbegehung, Hausmeister-Rundgang, Sichtprüfung von Feuerlöschern, Notbeleuchtung und Spielplatz: FlowNavi plant diese Arbeiten als wiederkehrende Aufträge je Objekt, gibt Ihrem Team die Checkliste auf das Handy und schickt der Hausverwaltung einen PDF-Bericht mit Fotos und Unterschrift. Aus dem erledigten Auftrag wird direkt die Rechnung.
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DSGVO-konform · Keine Kreditkarte nötig
Was eine Hausmeister App leisten muss
Hausmeisterdienste und Facility-Teams betreuen viele Objekte mit vielen kleinen, wiederkehrenden Aufgaben: der wöchentliche Rundgang, die monatliche Sichtkontrolle der Feuerlöscher, die Notbeleuchtung, der Spielplatz, der Blick in den Aufzugsvorraum. Jede dieser Aufgaben ist schnell erledigt. Schwierig wird es beim Nachweis: Wer war wann im Objekt, was ist aufgefallen, und was ist daraus geworden?
Auf Papier landen diese Nachweise in Ordnern im Hausmeisterraum. Die Hausverwaltung bekommt sie einmal im Quartal oder gar nicht, und Mängel, die beim Rundgang auffallen, gehen per Anruf weiter und dann verloren.
FlowNavi ordnet jede dieser Aufgaben einem Objekt und einem Auftrag zu. Ihr Team arbeitet die Checkliste auf dem Handy ab, mit Fotos, Standort und Unterschrift, und jeder Durchgang wird zu einem Bericht, den Sie an Hausverwaltung oder Auftraggeber weitergeben.
Vom Auftrag zur Rechnung, so sieht es in der App aus
Echte Aufnahmen aus FlowNavi mit Musterdaten. Jedes Formular lässt sich jederzeit an Ihre Abläufe anpassen: Felder, Prüfpunkte, Logo und Briefkopf.
Typische Aufgaben im Objekt
- Objektbegehung
- Rundgang durch Eingang, Treppenhaus, Keller, Außenanlagen und Müllplatz mit einer Checkliste je Bereich. Was nicht in Ordnung ist, bekommt einen Mangel-Vermerk und ein Foto.
- Feuerlöscher und Fluchtwege
- Sichtkontrolle: Löscher vorhanden, Plombe intakt, Prüfplakette lesbar, Fluchtwege frei. Die Prüfung durch den Sachkundigen ersetzt das nicht, Sie dokumentieren Ihren Kontrollgang.
- Notbeleuchtung
- Funktionskontrolle je Leuchte oder Bereich mit Ergebnis und Bemerkung.
- Spielplatz
- Sichtkontrolle von Fallschutz, Geräten, Schaukeln, Rutsche und Zaun, mit Foto bei Mängeln und dem Vermerk, ob ein Gerät bis zur Reparatur gesperrt wurde.
- Aufzug-Sichtkontrolle
- Notruf erreichbar, Kabine sauber, Türen schließen, Auffälligkeiten mit Foto. Die Prüfung durch die zugelassene Stelle bleibt davon unberührt.
- Reinigung und Winterdienst
- Täglicher Reinigungsnachweis je Bereich, im Winter Räum- und Streuprotokoll als eigenes Formular mit Uhrzeit und Foto.
So läuft ein Rundgang mit FlowNavi
- 1
Objekte als Stammdaten
Liegenschaften, Gebäude und Anlagen legen Sie in Stammdaten-Tabellen an, mit Adresse, Ansprechpartner und Bemerkungen.
- 2
Rundgang als Serie
Jeder Rundgang und jede Prüfung wird als wiederkehrender Auftrag je Objekt geplant, etwa wöchentlich oder monatlich, und dem zuständigen Hausmeister oder Team zugewiesen.
- 3
Vor Ort per Scan
Am Objekt scannt der Mitarbeiter den QR-Code oder Barcode an Anlage oder Tür und wählt damit das richtige Objekt aus den Stammdaten. Dann arbeitet er die Checkliste ab, mit Fotos, Standort und Unterschrift.
- 4
Bericht und Folgeauftrag
Mit dem Abschluss entsteht ein PDF mit Ihrem Briefkopf. Jeder Mangel wird zum Folgeauftrag, an den eigenen Techniker oder an die Fachfirma.
Mängel, die nicht verloren gehen
Der wichtigste Moment eines Rundgangs ist der, in dem etwas auffällt: eine defekte Leuchte, eine aufgebrochene Kellertür, ein beschädigtes Spielgerät. In FlowNavi wird daraus ein Folgeauftrag mit eigenem Status. Ist er nach dem Fälligkeitsdatum noch offen, steht er auf überfällig und es geht eine E-Mail raus.
Mieter oder Hausverwaltung können Schäden auch selbst melden: über einen öffentlichen Formularlink, der sich mit einem Passwort schützen lässt. Jede Meldung wird in FlowNavi ein Auftrag bei der Person oder Gruppe, die Sie am Link festlegen, mit Benachrichtigung und als PDF-Bericht.
Vorlagen für den Start
In der Kategorie Wartung & Einrichtungen liegt die Vorlage Hausmeister-Rundgang / Objektbegehung. Sie führt Bereich für Bereich durch das Objekt: Eingang und Treppenhaus, Beleuchtung, Brandschutz und Fluchtwege mit Feuerlöschern, Aufzug, Außenanlagen, Müllplatz und Keller. Jeder Punkt wird als in Ordnung oder nicht in Ordnung bewertet, bei einem Mangel fragt das Formular Beschreibung und Foto ab, und über ein Folgeauftrags-Feld geht der Mangel direkt als Auftrag weiter. Die Vorlage ist ausdrücklich als Sichtkontrolle angelegt, nicht als Prüfung durch Sachkundige.
Daneben gibt es die Spielplatz-Sichtkontrolle mit Fallschutz, Geräten, Schaukeln, Rutsche und Zaun, den Täglichen Reinigungsnachweis sowie Wartungsanfrage und Serviceanfrage für Schadensmeldungen. Jede Vorlage lässt sich im Drag-&-Drop-Editor anpassen: Bereiche ergänzen, Prüfpunkte umbenennen, eigene Felder für Ihre Objekte hinzufügen.
Facility Management Software für den Außeneinsatz
Unter Facility Management Software und CAFM finden Sie große Suiten mit Flächenmanagement, Raumbuchung und Energiecontrolling. FlowNavi deckt den Teil ab, der draußen im Objekt passiert: Begehungen, Prüfungen, Mängel, Nachweise und die Abrechnung des Einsatzes. Für Hausmeisterdienste, Facility-Dienstleister und Hausverwaltungen mit eigenem Team ist das oft genau der Teil, der heute noch auf Papier läuft.
Vom Rundgang zur Rechnung
Für Hausmeisterdienste ist jeder Einsatz eine Leistung, die abgerechnet wird: der Rundgang nach Vertrag, die Reparatur nach einem Mangel, der Sondereinsatz nach dem Sturm. In FlowNavi entsteht die Rechnung direkt aus dem erledigten Auftrag, mit Stunden und Material aus dem Formular.
Die Ansprechpartnerin der Hausverwaltung unterschreibt auf dem Handy oder Tablet, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus. Der Bericht mit Fotos liegt am selben Auftrag.
Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht- 1Auftrag erledigt
- 2Rechnung aus dem Auftrag
- 3Kunde unterschreibt
- 4PDF mit Ihrem Briefkopf
Häufige Fragen zur Hausmeister App
Was ist eine Hausmeister App?
Eine App, mit der Hausmeister ihre Rundgänge, Prüfungen und Reparaturen auf dem Handy dokumentieren. In FlowNavi sind das Aufträge je Objekt mit Checkliste, Fotos, Standort und Unterschrift, die als PDF-Bericht an Hausverwaltung oder Auftraggeber gehen.
Ist FlowNavi eine CAFM-Software?
FlowNavi deckt den Prüf- und Checklistenteil ab: Begehungen, Sichtkontrollen, Mängel und Nachweise je Objekt, dazu die Rechnung aus dem erledigten Auftrag. Flächenmanagement, Raumbuchung oder Energiecontrolling gehören nicht dazu.
Kann ich Prüfungen je Objekt automatisch wiederholen?
Ja. Jede Prüfung wird als wiederkehrender Auftrag mit Rhythmus angelegt, etwa monatlich für die Feuerlöscher-Sichtkontrolle, und dem zuständigen Mitarbeiter oder Team zugewiesen.
Ersetzt die Sichtkontrolle die vorgeschriebene Prüfung?
Nein. FlowNavi dokumentiert Ihren Kontrollgang. Prüfungen durch Sachkundige oder zugelassene Stellen, etwa an Feuerlöschern oder Aufzügen, bleiben davon unberührt. Deren Termine können Sie als Auftrag planen und das Ergebnis festhalten.
Gibt es eine Vorlage für die Objektbegehung?
Ja, den Hausmeister-Rundgang / Objektbegehung in der Kategorie Wartung & Einrichtungen, dazu die Spielplatz-Sichtkontrolle. Beide sind als Sichtkontrolle angelegt und lassen sich an Ihre Objekte anpassen.
Wie findet der Hausmeister das richtige Objekt?
Über die Stammdaten. Objekte und Anlagen lassen sich im Formular auswählen, auch per QR-Code- oder Barcode-Scan, etwa über einen Aufkleber an der Anlage.
Was kostet die Hausmeister App?
FlowNavi Starter kostet zum Einführungspreis 9,99 € pro Nutzer und Monat (Preis 12 Monate garantiert). Sie testen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Für diese Gewerke
- Gebäudereinigung SoftwareReinigungsnachweis, Objektkontrolle mit Bewertung und wiederkehrende Aufträge je Objekt.
- Elektriker SoftwareElektrikerprotokoll mit Messwerttabelle, Sicherheitsprüfung und Materialliste, dazu das Glasfaser-Verlegeprotokoll.
- SHK SoftwareServicebericht für Heizung, Klima und Sanitär mit Messwerten, Wartungs-Checkliste und wiederkehrenden Aufträgen.
Verwandte Anwendungen
- Checkliste AppPrüfpunkte mit Fotos, Bewertung, bedingter Logik und Unterschrift, als Serie geplant.
- AuftragsmanagementAufträge zuweisen, Status verfolgen, Serien planen, im Kalender und in der Kanban-Ansicht sehen.
- Rechnungsprogramm für HandwerkerRechnung direkt aus dem erledigten Auftrag, mit Unterschrift des Kunden und Ihrem Briefkopf.
- Service & Wartung: Wartungsprotokolle und Inspektionen
- Logistik: Abfahrtskontrolle und Wareneingang
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