SHK Softwarefür Kundendienst, Wartung und Servicebericht
Heizungswartung, Störungseinsatz, Badsanierung: FlowNavi gibt Ihren SHK-Monteuren den passenden Servicebericht auf das Handy, mit Messwerten, Wartungs-Checkliste, Fotos vom Typenschild und Unterschrift des Kunden. Wartungen laufen als wiederkehrende Aufträge.
Made & Hosted in Germany
DSGVO-konform · Keine Kreditkarte nötig
Vom Auftrag zur Rechnung, so sieht es in der App aus
Echte Aufnahmen aus FlowNavi mit Musterdaten. Jedes Formular lässt sich jederzeit an Ihre Abläufe anpassen: Felder, Prüfpunkte, Logo und Briefkopf.
Kundendienst im SHK-Betrieb: viele kurze Einsätze, viel Papier
Ein SHK-Kundendienst fährt am Tag oft fünf, sechs Einsätze: Heizungswartung, Störung an der Therme, tropfender Spülkasten, Inbetriebnahme einer Wärmepumpe. Jeder Einsatz braucht einen Bericht, der zeigt, was gemessen, getauscht und eingestellt wurde.
Auf dem Durchschlagblock ist das schnell geschrieben und schwer zu lesen. Messwerte fehlen, die Seriennummer der Anlage ist falsch abgeschrieben, und die Teilenummer des getauschten Ventils kennt im Büro niemand. Wer ein Jahr später zur nächsten Wartung fährt, sucht den alten Bericht im Ordner.
FlowNavi löst das mit einem Servicebericht auf dem Handy, Stammdaten für Kunden und Anlagen und Wartungsaufträgen, die sich von selbst wiederholen.
Wo es im SHK-Alltag hakt
- 01
Unleserliche Wartungsberichte
Handschrift, Durchschlag, Kaffeefleck. Im Büro wird geraten, was gemeint war. Ein digitales Formular hat feste Felder für jeden Messwert.
- 02
Wartungstermine im Kopf des Meisters
Welche Heizung ist dieses Jahr fällig? Mit wiederkehrenden Aufträgen erzeugt FlowNavi die Wartung automatisch nach Ihrem Rhythmus.
- 03
Anlagendaten bei jedem Einsatz neu
Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr: einmal als Stammdaten angelegt, wählt der Monteur die Anlage beim nächsten Mal nur aus.
- 04
Getauschte Teile verschwinden
Was eingebaut wurde, muss auf die Rechnung. Die Teiletabelle im Bericht mit Teilenummer, Menge und Garantie-Hinweis fließt direkt in die Rechnung des Auftrags.
- 05
Kunde nicht da, Unterschrift fehlt
Bei Hausverwaltungen ist selten jemand vor Ort. Der Bericht kann per Pflichtfeld den Namen des Ansprechpartners verlangen und Fotos statt Unterschrift als Nachweis nutzen.
Typische Dokumente im SHK-Betrieb
Diese Berichte lassen sich in FlowNavi abbilden, jeweils mit Fotos, Standort und Unterschrift:
- Wartungsprotokoll Heizung
- Brenner und Wärmetauscher gereinigt, Kondensatablauf, Ausdehnungsgefäß, Sicherheitsventile, Reglereinstellungen, Dichtheit der Rohranschlüsse.
- Messprotokoll mit Abgasmessung
- Vorlauf- und Rücklauftemperatur, Anlagendruck, CO-Wert, Abgastemperatur, Wirkungsgrad, jeweils mit Soll- oder Grenzwert und Bewertung.
- Störungsbericht
- Fehlercode, Diagnose, ausgetauschte Teile, Status der Anlage nach dem Einsatz.
- Inbetriebnahmeprotokoll
- Für Heizung, Wärmepumpe oder Klimagerät als eigenes Formular mit Typenschild-Foto und Einweisung des Kunden.
- Regiebericht und Abnahme
- Bei Badsanierung und Installation im Neubau: Zusatzarbeiten mit Stunden und Material, Abnahme mit Mängelliste.
Vorlagen für SHK-Betriebe
Die Kategorie Außendienst in der Vorlagen-Bibliothek enthält einen Servicebericht, der für Heizung, Klima und Sanitär gebaut ist. Für Baustellen kommen die Bau-Vorlagen dazu.
VorlageHeizung / Klima / Sanitär – Servicebericht
Serviceart (planmäßige Wartung, Störung, Inbetriebnahme, Noteinsatz), Anlagentyp, Hersteller und Modell, Seriennummer, Baujahr, Foto vom Typenschild, Messwerttabelle mit Soll- und Grenzwerten, Fehlercodes, Wartungs-Checkliste inklusive Abgasmessung, ausgetauschte Teile mit Garantie-Hinweis, Ankunft, Abfahrt und Pause.
VorlageRegiebericht
Für Zusatzarbeiten auf der Baustelle mit Stunden je Mitarbeiter, Material und Unterschrift des Auftraggebers.
VorlageAbnahme mit Mängelliste
Für die Übergabe einer Badsanierung oder Installation: Leistungsumfang, Mängel mit Ort, Frist und Foto, zwei Unterschriften.
Alle Vorlagen lassen sich anpassen. Wie das geht, steht auf der Seite zur Formular App mit Drag & Drop.
Ein Tag im SHK-Kundendienst mit FlowNavi
Murat, Kundendiensttechniker in einem SHK-Betrieb. Ein erfundenes, aber typisches Beispiel.
7:15 Uhr
Murat sieht im Auftragskalender seine Tour: drei Heizungswartungen, die FlowNavi aus den wiederkehrenden Aufträgen erzeugt hat, und eine Störung, die das Büro um 7 Uhr eingetragen hat.
8:00 Uhr
Erste Wartung. Er wählt die Anlage aus den Stammdaten, Hersteller und Seriennummer stehen schon drin. Er trägt Vorlauf, Rücklauf, Anlagendruck und das Ergebnis der Abgasmessung ein und hakt die Wartungs-Checkliste ab.
8:50 Uhr
Unterschrift der Kundin, Abschluss. Der Bericht liegt als PDF im Büro, die nächste Wartung in zwölf Monaten ist bereits geplant.
10:30 Uhr
Die Störung: Therme meldet zu niedrigen Wasserdruck. Murat notiert den Fehlercode, füllt nach, tauscht das Ausdehnungsgefäß und trägt das Teil mit Teilenummer in die Tabelle ein.
11:15 Uhr
Weil das Sicherheitsventil auch bald fällig ist, legt er einen Folgeauftrag an. Das Büro sieht ihn sofort und vereinbart den Termin.
16:00 Uhr
Vier Einsätze, vier Berichte, vier Rechnungen. Aus jedem erledigten Auftrag ist die Rechnung mit Arbeitszeit und getauschten Teilen direkt entstanden, unterschrieben von den Kunden.
Vom Wartungsprotokoll zur Rechnung
Im Kundendienst sind die meisten Einsätze kurz, und jeder muss abgerechnet werden. In FlowNavi ist das Wartungsprotokoll zugleich die Grundlage für die Rechnung: Arbeitszeit aus Ankunft, Abfahrt und Pause, ausgetauschte Teile aus der Teiletabelle.
Ist die Wartung erledigt, erstellen Sie die Rechnung direkt aus dem Auftrag. Die Kundin unterschreibt auf dem Handy des Technikers, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus. Bei der nächsten jährlichen Wartung läuft es genauso, weil der Auftrag aus der Serie wieder mit demselben Servicebericht kommt.
Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht- 1Auftrag erledigt
- 2Rechnung aus dem Auftrag
- 3Kunde unterschreibt
- 4PDF mit Ihrem Briefkopf
Häufige Fragen zu FlowNavi für SHK
Kann ich Heizungswartungen jährlich automatisch planen?
Ja. Ein wiederkehrender Auftrag erzeugt die Wartung nach dem Rhythmus, den Sie festlegen, zum Beispiel jährlich, und weist sie einem Techniker oder einer Gruppe zu. Ist ein Auftrag nach dem Fälligkeitsdatum noch offen, steht er auf überfällig und es geht eine E-Mail raus.
Kann ich die Abgasmessung im Bericht dokumentieren?
Ja, als Messwerte im Formular, etwa CO-Wert, Abgastemperatur und Wirkungsgrad mit Grenzwert und Bewertung. FlowNavi übernimmt keine Daten direkt aus dem Messgerät und ist keine zertifizierte Messsoftware.
Kann ich Anlagen und Kunden als Stammdaten hinterlegen?
Ja. In Stammdaten-Tabellen legen Sie Kunden und Anlagen mit Hersteller, Modell und Seriennummer an. Im Formular wählt der Techniker die Anlage aus, auch per Barcode- oder QR-Scan.
Ist FlowNavi eine Außendienst Software?
Ja, für den Weg vom Auftrag zur Rechnung: Aufträge zuweisen, im Kalender sehen, vor Ort mit Servicebericht und Unterschrift abschließen und aus dem erledigten Auftrag direkt die Rechnung erstellen.
Gibt es eine App für das Handy des Monteurs?
FlowNavi läuft im Browser auf jedem Smartphone und Tablet, eine App aus dem App Store ist nicht nötig. Kamera und Standort funktionieren direkt im Browser. Für das Ausfüllen braucht das Gerät Internet.
Was passiert mit den ausgetauschten Teilen?
Sie stehen als Tabelle mit Teilenummer und Menge im Bericht und werden in die Rechnung übernommen, die Sie aus dem erledigten Auftrag erstellen.
Passende Anwendungen
- AuftragsmanagementAufträge zuweisen, Status verfolgen, Serien planen, im Kalender und in der Kanban-Ansicht sehen.
- Checkliste AppPrüfpunkte mit Fotos, Bewertung, bedingter Logik und Unterschrift, als Serie geplant.
- Formular AppFormulare per Drag & Drop mit über 20 Feldarten, digitaler Unterschrift und KI-Entwurf.
Weitere Gewerke
- Elektriker SoftwareElektrikerprotokoll mit Messwerttabelle, Sicherheitsprüfung und Materialliste, dazu das Glasfaser-Verlegeprotokoll.
- Fliesenleger SoftwareAufmaß in Quadratmetern und laufenden Metern, Abdichtung mit Fotos, Regie und Abnahme für Fliesenleger.
- Software für BauunternehmenRegiebericht, Bautagebuch und Abnahme mit Mängelliste als fertige Vorlagen für Bauleiter und Poliere.
- Alle Gewerke: Handwerker App im Überblick
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