Auftragsmanagementfür Handwerk, Service und Wartung

Was ein Auftrag in FlowNavi hat

Formular

Jeder Auftrag hat ein Formular, das vor Ort ausgefüllt wird: Aufmaß, Regiebericht, Servicebericht, Checkliste.

Zuweisung

An einen Mitarbeiter oder eine Gruppe, etwa eine Kolonne oder das Kundendienst-Team.

Start- und Fälligkeitsdatum

Ab wann der Auftrag bearbeitet werden kann und bis wann er erledigt sein muss.

Status

Offen, in Bearbeitung, erledigt oder überfällig. Der Status ändert sich, während gearbeitet wird, und ein erledigter Auftrag wird zur Rechnung.

Stammdaten

Kunden, Objekte, Anlagen oder Maschinen aus Ihren Tabellen, im Formular auswählbar, auch per Barcode- oder QR-Scan.

Folgeaufträge

Fällt vor Ort weitere Arbeit auf, legt der Mitarbeiter den Folgeauftrag im Formular gleich mit an. Er entsteht beim Absenden, mit eigenem Status.

Folgeaufträge direkt aus dem Formular

Im Formular-Designer ziehen Sie das Element „Folgeauftrag“ in Ihr Formular. Vor Ort schaltet der Mitarbeiter „Folgeauftrag erstellen?“ ein, zum Beispiel wenn ein Prüfpunkt auf n.i.O. steht. Beim Absenden legt FlowNavi den neuen Auftrag an.

Was der Folgeauftrag bekommt, bestimmen Sie im Formular: ein festes Formular oder eines, das vor Ort gewählt wird, einen festen Verantwortlichen, den ausfüllenden Mitarbeiter oder eine Person aus einem Formularfeld, dazu Titel, Beschreibung und Einsatzort. Den Einsatzort kann der Folgeauftrag vom ursprünglichen Auftrag übernehmen.

Vorgänger, Folgeaufträge und parallele Zweige bleiben als Prozesskette verbunden. Wer einen Auftrag sehen darf, sieht auch die Kette, und im Bericht steht, wie viele Folgeaufträge aus ihm entstanden sind.

Wiederkehrende Aufträge, Kalender und Kanban

Wiederkehrende Aufträge

Wartungen, Prüfungen, Reinigungen und Tagesberichte legen Sie einmal mit Rhythmus an. FlowNavi erzeugt die einzelnen Aufträge und weist sie zu.

Auftragskalender

Alle Aufträge nach Datum, für den ganzen Betrieb oder einzelne Mitarbeiter.

Kanban-Ansicht

In der Aufgabenansicht sieht jeder Mitarbeiter seine Aufträge und die seiner Gruppen in Spalten: offen, in Bearbeitung, abgeschlossen.

E-Mail bei Überfälligkeit

Ist ein Auftrag nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht erledigt, steht er auf überfällig und es geht eine E-Mail raus.

Vom Auftrag zu Bericht und Rechnung

Wenn der Mitarbeiter den Auftrag abschließt, entsteht aus dem ausgefüllten Formular ein PDF-Bericht mit Ihrem Logo, Ihrer Adresse und allen Angaben, Fotos und Unterschriften. Der Auftrag steht auf erledigt, das Büro hat den Bericht und die Daten für die Abrechnung.

Aus dem erledigten Auftrag erstellen Sie direkt die Rechnung. Stunden und Positionen kommen aus dem Formular, der Kunde unterschreibt auf dem Handy, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus. Der Auftrag ist damit nicht nur erledigt, sondern abgerechnet.

Für wiederkehrende Arbeiten gilt dasselbe: Jede Wartung, Prüfung oder Reinigung aus einer Serie ist ein eigener Auftrag und wird nach dem Abschluss für sich abgerechnet. In der Auftragsliste sehen Sie, welche Aufträge erledigt sind, und erstellen die Rechnung dort, wo die Arbeit dokumentiert ist.

Häufige Fragen zum Auftragsmanagement