Baustellendokumentation per App:Fotos, Mängel, Nachweise

Fotos, die am richtigen Auftrag hängen, mit Datum und Standort. Mängel mit Ort, Frist und Zuständigkeit. Verdeckte Leistungen, bevor sie verschwinden. FlowNavi macht Baustellendokumentation zu einem Teil der täglichen Arbeit und gibt sie als PDF mit Ihrem Briefkopf aus.

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Illustration: Handwerker fotografiert verlegte Leitungen in der Wand, bevor sie geschlossen wird

Fotos allein sind noch keine Dokumentation

Auf jeder Baustelle wird fotografiert. Das Problem ist nicht das Foto, sondern was danach passiert: Es liegt auf dem Handy des Gesellen, zwischen Urlaubsbildern, oder in einer Chatgruppe, in der es nach zwei Wochen niemand mehr findet. Welches Haus, welcher Tag, welcher Bauabschnitt? Das weiß dann keiner mehr.

Baustellendokumentation heißt: Jedes Foto gehört zu einem Auftrag, hat ein Datum und einen Ort, und es ist klar, was es zeigt. Dazu kommen Mängel, die verfolgt werden müssen, und Leistungen, die nach dem Verschließen niemand mehr sehen kann.

In FlowNavi entstehen Fotos immer in einem Formular, das zum Auftrag gehört. Damit sind sie automatisch zugeordnet, datiert und mit Standort versehen.

Was die Baustellendokumentation in FlowNavi ausmacht

Fotos am Auftrag: Aufgenommen mit der Handykamera, direkt im Formular, mit Beschriftung wie „Vorher“, „Nachher“ oder „Schadstelle“.
Markieren auf dem Foto: Risse, Schäden oder Anschlüsse auf dem Foto einkreisen, damit klar ist, worum es geht.
Datum, Standort, Bearbeiter: Werden beim Ausfüllen erfasst und stehen im Bericht, mit Karte.
Mängelliste: Ort, Mangel, Frist und Zuständigkeit als Tabelle, mit Fotos der Mängel.
Folgeaufträge: Aus einem Mangel wird ein Auftrag an den zuständigen Mitarbeiter, mit eigenem Status von offen bis erledigt.
PDF-Bericht: Alle Angaben, Fotos und Unterschriften in einem Dokument mit Ihrem Briefkopf.

Fotos und Unterschrift auf der Baustelle

Vorher- und Nachher-Foto eines Wanddurchbruchs mit Unterschrift des Auftraggebers, daneben die Fotodokumentation eines Dachaufmaßes.

Vorher- und Nachher-Foto eines Wanddurchbruchs mit Stahlträger, darunter die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Display — Vorher, nachher, unterschrieben.

Fotodokumentation im Dachaufmaß: Gesamtansicht, Dachfläche, Traufe und Rinne, Schadstelle, darunter Unterschriften von Dachdecker und Kunde — Vier Fotos, zwei Unterschriften. Alles hängt am Auftrag.

Typische Anlässe für Baustellendokumentation

Zustand vor Beginn: Was war vorher schon beschädigt? Fotos am ersten Tag schützen vor späteren Vorwürfen.
Verdeckte Leistungen: Abdichtung, Bewehrung, Leitungen: Ein Pflichtfoto, bevor verschlossen wird. Das Bautagebuch hat dafür einen eigenen Prüfpunkt.
Behinderungen: Vorgewerk nicht fertig, Material fehlt: mit Foto, Datum und Ursache im Bautagebuch.
Zusatzarbeiten: Vorher und nachher fotografiert, im Regiebericht unterschrieben.
Abnahme: Jeder Mangel mit Foto, Ort und Frist, zwei Unterschriften.
Schäden: Sturmschaden oder Wasserschaden mit Fotos vom Zustand beim Eintreffen.

So kommt Ordnung in die Fotos einer Baustelle

1
Auftrag je Baustelle oder Anlass
Für jede Baustelle, jede Abnahme oder jeden Schaden gibt es einen Auftrag mit passendem Formular.
2
Fotofelder mit klarer Beschriftung
Statt „irgendein Foto“ fragt das Formular gezielt: Gesamtansicht, Detail, Vorher, Nachher. Wichtige Fotos werden zur Pflicht.
3
Fotografieren, wo gearbeitet wird
Der Mitarbeiter macht die Bilder mit dem Handy direkt im Formular. Nichts muss später sortiert oder hochgeladen werden.
4
Abschließen und weitergeben
Mit dem Abschluss entsteht der PDF-Bericht. Bauherr, Architekt oder Versicherung bekommen ein Dokument statt einer Bildersammlung.

Vorlagen, die Sie direkt nutzen können

Für die Baustellendokumentation gibt es in FlowNavi mehrere fertige Vorlagen: das Bautagebuch mit Fotos vom Fortschritt und verdeckten Leistungen, den Regiebericht mit Vorher- und Nachher-Fotos, die Abnahme mit Mängelliste, das Abnahmeprotokoll Dacharbeiten und die Sturmschaden-Aufnahme. Alle lassen sich im Formular-Editor anpassen.

Dokumentation, die die Rechnung trägt

Gute Baustellendokumentation zahlt sich bei der Abrechnung aus. Die Fotos vom Zustand vor Beginn, die unterschriebene Regie und die Abnahme hängen am selben Auftrag wie die Rechnung. Ist der Auftrag erledigt, erstellen Sie die Rechnung direkt daraus, der Kunde unterschreibt auf dem Handy.

Fragt der Kunde später nach einer Position, liegen die Belege mit Datum und Standort daneben.

Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht

1Auftrag erledigt
2Rechnung aus dem Auftrag
3Kunde unterschreibt
4PDF mit Ihrem Briefkopf

Häufige Fragen zur Baustellendokumentation

Wie dokumentiere ich eine Baustelle mit dem Handy?

Mit Formularen, die zum Auftrag gehören: Fotos, Beschreibung, Mängel und Unterschrift. Datum, Standort und Bearbeiter erfasst FlowNavi automatisch, am Ende steht ein PDF-Bericht.

Werden die Fotos mit Datum und Ort gespeichert?

Ja. Jedes Formular hält Datum und Bearbeiter fest, ein Standortfeld erfasst die Koordinaten mit Karte. Die Fotos gehören zum Auftrag und nicht zur Kamerarolle.

Kann ich Mängel nachverfolgen?

Ja. Mängel stehen in einer Liste mit Ort, Frist und Zuständigkeit. Für jeden Mangel können Sie einen Folgeauftrag anlegen und seinen Status verfolgen.

Wo werden die Fotos gespeichert?

In FlowNavi, gehostet in Deutschland und DSGVO-konform. Auf Wunsch betreiben Sie FlowNavi On-Premise auf eigener Infrastruktur.

Brauche ich eine App aus dem App Store?

Nein. FlowNavi läuft im Browser auf Handy und Tablet, mit Kamera und Standort. Zum Ausfüllen braucht das Gerät eine Internetverbindung.

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