Checkliste Appfür Prüfung, Wartung und Abnahme

Eine Checkliste auf dem Handy, die mehr kann als Häkchen: Fotos je Prüfpunkt, Bewertungen, Pflichtangaben bei Mängeln, Unterschrift und ein PDF-Bericht mit Ihrem Briefkopf. Für Abnahmen, Wartungen, Kontrollgänge und Audits.

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Illustration: Hände halten ein Handy mit einer Checkliste und haken einen Punkt ab

Eine To-do-Liste ist keine Prüfcheckliste

Wer „Checkliste App“ sucht, findet zuerst Einkaufslisten und To-do-Apps. Für den Betrieb reicht das nicht. Eine Prüfcheckliste muss festhalten, wer wann was geprüft hat, was dabei aufgefallen ist und was daraus folgt. Sie braucht Fotos, Bemerkungen, manchmal einen Messwert und am Ende eine Unterschrift.

Auf Papier hat jeder Betrieb solche Listen: Abnahmeprotokolle, Wartungschecklisten, Kontrollbögen für Reinigung oder Arbeitssicherheit. Sie werden ausgedruckt, auf dem Klemmbrett abgehakt, abgeheftet und selten ausgewertet.

FlowNavi macht daraus digitale Checklisten, die im Browser auf Handy und Tablet laufen. Sie bauen sie per Drag & Drop, planen sie als Aufträge und bekommen für jeden Durchgang einen Bericht.

So einfach entsteht ein Formular

Zwei Wege, gleiches Ergebnis: mit einem Satz an die KI oder per Drag & Drop selbst gebaut.

Mit KI

Beschreiben, was geprüft werden soll

Ein Satz genügt. Die KI baut die Checkliste mit Prüfpunkten, Fotos, Messwerten und Unterschrift. Was nicht passt, ändern Sie im Chat oder im Editor, dann geht sie mit einem Klick in die App.

oder

Per Drag & Drop

Selbst zusammenstellen

Bausteine ins Formular ziehen, das Handy zeigt sofort, was Ihr Team vor Ort sieht. Am Ende steht der PDF-Bericht mit Ihrem Briefkopf, ohne eine Zeile Code.

Was eine Checkliste in FlowNavi kann

Prüfpunkte mit Ergebnis: Häkchen, Ja/Nein, eine Auswahl wie OK, nicht in Ordnung, entfällt, oder ein Bewertungsfeld. Je nach Prüfpunkt die passende Feldart.
Foto je Prüfpunkt: Mit der Kamera des Handys aufgenommen, direkt im Formular. Auf dem Foto kann der Prüfer Stellen einkreisen oder markieren.
Bedingte Logik: Wird ein Punkt mit „nicht in Ordnung“ bewertet, erscheinen Felder für Foto und Bemerkung und werden zur Pflicht. Ist alles in Ordnung, bleibt die Liste kurz.
Messwerte und Berechnungen: Zahlenfelder mit Einheit, Tabellen für mehrere Messungen und Berechnungsfelder, etwa für Summen oder Grenzwertvergleiche.
Standort und Unterschrift: Der Standort wird beim Ausfüllen erfasst und auf einer Karte gezeigt, die Unterschrift kommt auf dem Display.
Versionen: Ändern Sie eine Checkliste, entsteht eine neue Version. Bereits ausgefüllte Durchgänge bleiben so, wie sie ausgefüllt wurden.

So sieht eine Checkliste auf dem Handy aus

Ein Dachaufmaß mit Fotodokumentation und abgehakten Abnahmepunkten, darunter die beiden Unterschriften.

Fotodokumentation im Dachaufmaß: Gesamtansicht, Dachfläche, Traufe und Rinne, Schadstelle, darunter Unterschriften von Dachdecker und Kunde — Vier Fotos, zwei Unterschriften. Alles hängt am Auftrag.

PDF-Bericht Dachaufmaß, Seite 2: vier Fotos von Dach, Traufe und gebrochenem Ziegel, abgehakte Abnahmepunkte und zwei Unterschriften — Seite 2: Fotos, Abnahme, Unterschriften

Von der Vorlage zum ersten Durchgang

1
Vorlage wählen oder selbst bauen
Starten Sie mit einer Vorlage aus der Bibliothek, bauen Sie die Liste per Drag & Drop oder beschreiben Sie sie in einem Satz und lassen Sie den KI-Formulargenerator (Beta) einen Entwurf machen.
2
Als Auftrag planen
Weisen Sie die Checkliste als Auftrag einem Mitarbeiter oder einer Gruppe zu, mit Start- und Fälligkeitsdatum. Regelmäßige Kontrollen legen Sie als wiederkehrenden Auftrag an.
3
Vor Ort abarbeiten
Der Mitarbeiter öffnet den Auftrag im Browser auf dem Handy, prüft Punkt für Punkt, fotografiert und unterschreibt.
4
Bericht und Folgeauftrag
Mit dem Abschluss entsteht ein PDF mit Ihrem Briefkopf. Für gefundene Mängel legen Sie einen Folgeauftrag an, der seinen eigenen Status hat.

Checklisten aus der Praxis

Diese Vorlagen enthalten Checklisten, die Sie direkt nutzen oder anpassen können: das Abnahmeprotokoll Dacharbeiten mit Prüfpunkten von der Eindeckung bis zu den Rinnen, die Wartungs-Checkliste im Servicebericht für Heizung, Klima und Sanitär, den Täglichen Reinigungsnachweis mit Aufgaben je Bereich, die Abnahme mit Mängelliste für Baustellen und das 5S Arbeitsplatz-Audit aus dem Qualitätsbereich.

Für das Qualitätsmanagement gibt es außerdem Vorlagen für ISO-9001-Audits, Lieferantenaudits und Risikobewertungen. Mehr dazu auf der Seite zu QM-Audits.

Von der Checkliste zur Rechnung

Viele Checklisten sind Teil eines abrechenbaren Auftrags: die Heizungswartung, die Abnahme, die Prüfung beim Gewerbekunden. In FlowNavi hängt die Checkliste am Auftrag. Ist er erledigt, erstellen Sie die Rechnung direkt daraus, mit Stunden und Positionen aus dem Formular.

Der Kunde unterschreibt auf dem Handy, die Rechnung geht als PDF mit Ihrem Briefkopf raus, der Prüfbericht liegt am selben Auftrag. Wer prüft, muss danach nichts mehr abtippen.

Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht

1Auftrag erledigt
2Rechnung aus dem Auftrag
3Kunde unterschreibt
4PDF mit Ihrem Briefkopf

Häufige Fragen zur Checkliste App

Kann ich eigene Checklisten erstellen?

Ja. Im Formular-Editor ziehen Sie Prüfpunkte, Fotofelder, Bewertungen und Unterschriften per Drag & Drop zusammen. Sie können auch eine Vorlage anpassen oder den KI-Formulargenerator (Beta) einen Entwurf machen lassen.

Läuft die Checkliste App auf iPhone und Android?

FlowNavi läuft im Browser auf jedem Smartphone und Tablet, eine Installation aus dem App Store ist nicht nötig. Kamera und Standort funktionieren im Browser. Zum Ausfüllen braucht das Gerät eine Internetverbindung.

Kann ich Kontrollen regelmäßig wiederholen?

Ja, mit wiederkehrenden Aufträgen. Sie legen den Rhythmus fest, FlowNavi erzeugt die Aufträge und weist sie zu. Ist ein Auftrag nach dem Fälligkeitsdatum offen, steht er auf überfällig und es geht eine E-Mail raus.

Was passiert, wenn ein Prüfpunkt nicht in Ordnung ist?

Über bedingte Logik können Sie Foto und Bemerkung zur Pflicht machen, sobald ein Punkt als nicht in Ordnung markiert wird. Aus dem Ergebnis legen Sie einen Folgeauftrag an.

Kann ich die Checkliste als PDF weitergeben?

Ja. Jeder abgeschlossene Durchgang wird als PDF mit Ihrem Logo, Ihrer Adresse, allen Antworten, Fotos und Unterschriften ausgegeben.

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